Menjadi panitia study tour — entah itu guru, OSIS, atau komite sekolah — adalah tanggung jawab besar. Keselamatan ratusan siswa ada di tangan Anda. Berikut panduan lengkap dari A sampai Z.
6–8 Minggu Sebelum Keberangkatan
Tentukan Destinasi dan Jumlah Peserta
Kumpulkan data pasti jumlah siswa, guru pendamping, dan orang tua yang ikut (jika ada). Tentukan destinasi utama dan perkiraan jadwal. Data ini dibutuhkan saat meminta penawaran armada.
Cari dan Bandingkan Vendor Bus
Minta minimal 3 penawaran dari vendor berbeda. Bandingkan bukan hanya harga, tapi juga: jenis armada, fasilitas, kelengkapan dokumen, dan rekam jejak vendor. Cek ulasan online dan minta referensi dari sekolah lain.
4 Minggu Sebelum Keberangkatan
Konfirmasi Armada dan DP
Setelah memilih vendor, tandatangani perjanjian dan bayar DP. Pastikan perjanjian mencantumkan plat nomor armada atau setidaknya tipe armada yang dijanjikan, serta klausul jika armada tidak sesuai.
Koordinasi dengan Destinasi Wisata
Booking tiket masuk tempat wisata jauh-jauh hari, terutama untuk destinasi populer seperti Borobudur. Beberapa destinasi memerlukan reservasi khusus untuk rombongan besar.
1 Minggu Sebelum Keberangkatan
Briefing Guru Pendamping
Pastikan setiap bus ada guru pendamping yang bertanggung jawab. Bagikan jadwal detail, nomor kontak driver, dan prosedur darurat.
Siapkan Dokumen Perjalanan
- Surat izin kepala sekolah
- Daftar nama siswa per bus
- Kontak darurat setiap siswa
- Data alergi/kondisi medis siswa
- Nomor kontak semua guru pendamping
Hari Keberangkatan
- Cek kondisi bus sebelum siswa naik (AC, kebersihan, toilet jika ada)
- Absensi di titik kumpul sebelum berangkat
- Briefing siswa: aturan di bus, larangan, dan prosedur jika terpisah
- Cek ulang perlengkapan P3K di setiap bus
KlikCalo berpengalaman menangani study tour dari sekolah SD, SMP, SMA, hingga perguruan tinggi. Kami menyediakan surat keterangan armada resmi yang bisa digunakan sebagai dokumen sekolah. Konsultasikan study tour Anda bersama kami.
