Outing kantor adalah investasi perusahaan untuk team building dan employee engagement. Transportasi yang bermasalah bisa merusak seluruh pengalaman — dan menjadi bahan gossip kantor yang tidak diinginkan.
4 Minggu Sebelum: Riset dan Pesan
- Konfirmasi jumlah peserta pasti (bukan estimasi)
- Tentukan destinasi dan jadwal kasar
- Minta 3 penawaran bus dari vendor berbeda
- Bandingkan: jenis armada, fasilitas, harga total, rekam jejak vendor
- Konfirmasi vendor pilihan dan bayar DP
- Minta perjanjian tertulis dengan klausul armada yang dijanjikan
2 Minggu Sebelum: Finalisasi Detail
- Konfirmasi jumlah peserta final ke vendor
- Tentukan titik kumpul dan jam keberangkatan
- Booking tiket masuk destinasi wisata jika perlu reservasi
- Rencanakan konsumsi: apakah catering, makan di restoran, atau bawa sendiri?
- Siapkan PIC transportasi (1 orang per bus)
3 Hari Sebelum: Briefing dan Konfirmasi
- Hubungi driver untuk briefing: rute, titik kumpul, kontak PIC
- Kirim pengumuman ke peserta: jam kumpul, dress code, apa yang dibawa
- Konfirmasi ulang jam keberangkatan dengan vendor
- Siapkan absensi peserta per bus
H-1: Persiapan Final
- Konfirmasi ulang driver via telepon
- Cek kondisi cuaca di rute dan destinasi
- Pastikan semua PIC punya nomor darurat vendor
- Siapkan P3K dan obat-obatan dasar
Hari H: Eksekusi
- Bus tiba 30 menit sebelum jam kumpul peserta
- Cek AC, kebersihan, dan kondisi bus sebelum peserta naik
- Absensi sebelum berangkat dan sebelum pulang
- Dokumentasikan perjalanan untuk arsip HR
Setelah Outing: Evaluasi
Minta feedback dari peserta tentang kualitas transportasi. Data ini berguna untuk perencanaan outing berikutnya dan sebagai bahan evaluasi vendor.
KlikCalo membantu perusahaan dari planning hingga eksekusi outing kantor — termasuk rekomendasi destinasi dan koordinasi transportasi multi-bus. Hubungi kami untuk konsultasi outing Anda.
Bagikan:
